مفهوم رایج بهره‌وری توانایی انجام کارهای زیاد در زمانی کوتاه است؛ اما این تعریف کامل نیست و به طور صحیح، بهره‌وری توانایی کسب نتایج موثر در مدت زمان کوتاهی است. هنگامی که صحبت از بهره‌وری میشود، همه ما با یک چالش روبرو می‌شویم و آن این است که یک روز تنها 24 ساعت است و ما زمان کافی برای رسیدگی به تمامی امور خود نداریم. با این حال به نظر می‌رسد بعضی از مردم دو برابر افراد عادی زمان دارند؛ آنها توانایی بینظیری برای انجام کارها دارند. حتی زمانی که درگیر چندین پروژه هستند، می‌توانند به راحتی به اهداف خود برسند، به این افراد، مولد یا سازنده گفته میشود. در واقع، بهره‌وری حقایق زندگی افراد مولد است. مولد بودن یک خصلت ذاتی نیست و این گونه نیست که عده‌ای ذاتا کوشا و عده‌ای دیگر ذاتا تنبل به دنیا آیند. تمامی افراد توانایی مولد شدن و افزایش بهره‌وری خود را دارند.
در ادامه راهکارهایی که افراد موفق و مولد برای افزایش میزان بهره‌وری خود به کار می‌برند عنوان میشود. شما نیز می‌توانید آنها را تمرین کرده و شاهد افزایش بهره‌وری خود باشید.
- اهداف خود را به درستی تعیین نمایید
هدف، نقطه‌ای است که مقصد شماست و قصد رسیدن به آن را دارید. برای موفقیت در هر کاری باید هدف داشته باشید. اگر برای خود هدفی تعیین نکنید، سردرگم می‌شوید زیرا نمی‌دانید قرار است به کجا بروید و چه مسیری را باید طی کنید. در واقع، هدف‌ها مقصد و مسیر شما را برای آینده مشخص می‌نمایند. تعیین اهداف، نقش تعیین کننده‌ای در موفقیت شما دارد و یکی از راه‌های رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی درست و مشخص کردن وظایف است. وظایف گام‌های کوچکی هستند که شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کنند. برای هدف‌گذاری همواره 3 سوال اساسی وجود دارد که باید پاسخ مناسبی برای آنها داشته باشید:
- در حال حاضر کجا هستم؟
- مقصدم کجاست؟
- چگونه می‌توانم به این مقصد برسم؟
هدف‌گذاری منجر به تبدیل آرزوها به اهداف ملموس میشود؛ اما اهداف باید به درستی تعریف شوند. همچنین تعدد اهداف سبب شود که تمرکز خود را از دست دهید و در نهایت هیچ کدام از آنان محقق نشوند.
- برنامه هر روز را شب پیش تنظیم کنید
بهتر است هر شب 10 تا 15 دقیقه وقت بگذارید تا برنامه روز بعد خود را تنظیم نمایید. اگر تجربه‌ای در برنامه‌ریزی روزانه ندارید، احتمالا مدتی طول می‌کشد تا از عهده یک برنامه‌ریزی خوب و بی‌نقص برآیید. بهتر است یک برنامه موقتی از ترتیب کارها و زمان لازم برای هر یک تهیه کنید و امکان جابجایی و انعطاف‌پذیری را هم برای آنها در نظر بگیرید.
- اهداف خود را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید
اهداف بزرگ خود را به واحدهای کوچک قابل درک تقسیم کنید. سپس مهلت زمانی برای هر یک از این واحدهای کوچک تعیین کنید و آنها را الویت‌بندی نمایید. زمانی که هر قسمت کوچک را به انجام رسانید، احساس موفقیت خواهید کرد و این احساس سبب میشود که با قدرت و استقامت به سوی چالش بعدی قدم بردارید.
- از چندکارگی پرهیز نمایید
حتی اگر مهارت زیادی در چندکارگی داشته باشید، لزوما به این معنا نیست که شما مولد هستید. اگر چه ممکن است کارهای زیادی با این روش انجام دهید؛ اما احتمالا به بهترین صورت انجام نخواهند شد؛ زیرا مغز شما سعی می‌کند بین وظایف مختلف سوییچ کند و به این ترتیب احتمال اشتباهات افزایش می‌یابد و بخش قابل‌توجهی از زمان شما از دست می‌رود. بنابراین بهتر است به جای تمرکز همزمان بر روی چند کار، وظایف خود را اولویت‌بندی کرده و آنها را به صورت یک به یک انجام دهید.
- برای تعیین اولویت وظایف از اصل پارتو استفاده نمایید
گاهی اوقات ممکن است که با حجم زیادی از کارها مواجه شوید که سبب خستگی و عدم بهره‌وری شما گردند در این مواقع لازم است که نگاهی به عقب بندازید و برنامه‌های کاری خود را مرور نمایید، اولویت کارها را تعیین کنید و وظایف کم‌اهمیت‌تر را به زمان دیگری موکول کنید. برای تعیین اولویت وظایف خود می‌توانید از قانون پارتو یا 80/20 که توسط ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی، مطرح شد استفاده نمایید. بر اساس قانون پارتو حدود 80 درصد از نتایج مفید، از 20 درصد تلاش‌های افراد حاصل میشود. برای مثال اگر شما در طول روز ده کار انجام دهید، دو مورد از این کارها مهم و اساسی هستند و بیشترین بهره‌وری را برای شما دارند (80 درصد نتایج) و بقیه کارهایی هستند که با اینکه زمان زیادی برای انجام آنها صرف می‌کنید بهره‌وری بسیار کمی را حاصل می‌کنند (20 درصد نتایج). بنابراین با شناسایی 20% فعالیت‌های سودآور و افزایش آنها و 80% فعالیت‌های بی‌بازده و حذف آنها تا حدود زیادی می‌توانید میزان بهره‌وری و منفعت خود را افزایش دهید. افراد مولد می‌دانند که کدام فعالیت‌ها بیشترین نتیجه را خواهند داشت؛ بنابراین روی آنها تمرکز می‌کنند و بقیه را نادیده می‌گیرند.
- استراحت کنید
حتی افراد بسیار مولد، نمی‌توانند به طور مداوم هشت ساعت تمرکز کنند. به همین دلیل وقفه‌ای هرچند کوتاه در بین کارها می‌تواند به شما کمک کنند تا دوباره به ایده‌های جدید برسید. روش‌هایی مانند تکنیک پومودورو می‌توانند در این زمینه به شما کمک کنند. تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو سیریلو در اواخر دهه 80 میلادی ابداع شد. این تکنیک بیان می‌کند که انسان نمی‌تواند برای مدت طولانی و به طور پیوسته بر روی یک کار یا هدف مشخص تمرکز کند و پس از مدتی از انجام آن کار خسته میشود به همین علت استراحت‌های کوتاه مدت در طول فعالیت برای چابکی ذهن و تمرکز حواس می‌تواند مفید باشد. بر اساس این تکنیک، شما باید زمان انجام وظایف خود را به بازه‌های 25 دقیقه‌ای ( که برابر است با زمان تهیه سس گوجه فرنگی معروف ایتالیایی به نام پومودورو) تقسیم کرده، در طول این مدت تنها بر روی یک فعالیت متمرکز شوید و پس از گذشت هر 25 دقیقه، 3 الی 5 دقیقه استراحت نمایید. در این تکنیک، هر 25 دقیقه یک پومودورو نامیده میشود و پس از گذشت 4 پومودورو، شما باید زمان استراحت خود را به 15 تا 30 دقیقه افزایش دهید، در نتیجه توالی این روند سبب بهره‌روی و افزایش تمرکز شما خواهد شد.
- بخشی از وظایف خود را برون سپاری کنید
اگر می‌خواهید بهره‌وری شما بالاتر رود، از تعداد وظایف خود کم کرده و بر اهمیت آنها بیفزایید. برای ذخیره زمان خود بخشی از وظایف خود را برون سپاری نمایید و از سازمان‌ها و اشخاصی که متخصص هستند استفاده نمایید. افراد مولد کسانی هستند که برای زمان خود ارزش قائلند و بر روی کارهای اصلی خود متمرکز می‌شوند.
پس با پذیرفتن اینکه چه کسی هستید شروع کنید. اهداف خود را مشخص و الویت‌بندی کنید. زمان سرمایه شماست، آن را درست مدیریت نمایید.
مقالات مرتبط:
چگونه مهارت‌های چندکارگی خود را ارتقا دهیم